Datenschutz

Hinweisgeberschutz für Unternehmen – Umsetzung der Whistleblower Richtlinie

Die neue EU-Whistleblowing-Richtlinie will künftig alle Hinweisgeber besser schützen und nimmt deshalb alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitern in die Pflicht, ein dementsprechendes Meldesystem umzusetzen bzw. einzurichten.

Dort sollen dann Mitarbeiter oder z. B. auch Lieferanten, Kunden oder Geschäftspartner ihre evtl. vorhandene Informationen über Korruption, Betrug oder sonstige illegale Tätigkeiten über einen sicheren Kanal melden können.

Firmeninterne Whistleblowing-Hotlines sind daher Angebote von Unternehmen an all ihre Beschäftigten, ein evtl. nicht regelkonformes Verhalten anderer Beschäftigter, auch anonym, dem Unternehmen zu melden.

Die EU-Direktive trat schon im Dezember 2021 in Kraft und die Mitgliedsstaaten sollten die Vorgaben bis dahin auch in nationale Gesetzgebung umgesetzt haben.

Was ist aus Sicht der EU-DSGVO hierbei zu beachten?

Mit einer Meldung von Verstößen gegen Verhaltenspflichten geht automatisch auch die dementsprechende Verarbeitung von personenbezogenen Daten einher.

Für jegliche automatisierte und nichtautomatisierte Verarbeitung von Beschäftigtendaten sind u. a. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und auch der § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in Verbindung mit Art. 88 DSGVO anzuwenden.

Die davon betroffenen Personengruppen sind die Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber sowie auch die beschuldigten Personen.

Im Zuge der Beurteilung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der personenbezogenen Datenverarbeitung, unter Einsatz von firmeninternen Whistleblowing-Hotlines bei diesem Meldeverfahren, beschränken sich die Aufsichtsbehörden auf die Vorschriften der DSGVO.

Was ist ein Hinweisgebersystem nun genau?

Hierbei können ihre Mitarbeiter oder auch externe Stellen über einen geschützten Kanal auf evtl. Missstände im Unternehmen hinweisen.

Dazu gehören aber nicht nur alle Vorgänge, die gegen ein Gesetz verstoßen wie etwa Betrug, Geldwäsche, Korruption, Diskriminierung oder auch sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz.

Alle Organisation, die sich für ein digitales Hinweisgebersystem entscheiden, gehen damit also auch noch einen wichtigen Schritt in Richtung mehr Transparenz innerhalb einer gesunden und modernen Unternehmenskultur.

Von Mitarbeitern und externen Hinweisgebern wird vor allem die Möglichkeit des anonymen Meldens geschätzt, denn sie erhöht die Anzahl der wertvollen Hinweise enorm.

Klar ist, dass nur wer wertvolle Hinweise erhält auch proaktiv und frühzeitig gegen Missstände vorgehen, den eigenen Ruf schützen, Risiken minimieren und das Vertrauen nach innen und außen sichern kann.

Daher ist die Einrichtung eines Hinweisgebersystems eigentlich nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern liefert Ihrem Unternehmen u. a. damit auch viele Vorteile.

Das Unternehmen kann dank eines Hinweises z. B.: